优化流程管理 提升竞争力

　　推进石油企业管理流程优化，充分利用信息技术，是提高企业竞争力的有效途径。

　　○ 文/张有根

　　随着我国经济的进一步发展，石油企业要想在国内、国际市场上站稳脚步，逐步扩大国内外市场占有率，就必须扎扎实实地从管理上下功夫。而推进我国石油企业管理流程优化，是建立现代企业制度的要求，是提高企业竞争力的有效途径。

　　本文就石油销售企业业务流程的优化和管理做一些探索，以便我国的石油企业能够适应现代国际企业管理的发展趋势，积极进行流程优化设计，达到增强企业竞争力的目的。

　　流程优化的理论依据

　　石油销售企业业务流程优化是根据石油销售流程优化的核心思想流程管理而来的。就石油销售企业而言，流程包括运营流程、管理流程、岗位操作程序。最古老的流程思想可追溯到现代管理之父泰勒。泰勒的管理理论一个重要特点就是注重对工作流程的系统分析和研究，追求的是工作本身的最优化。流程改善和流程思考则起源于20世纪40年代由贝尔实施室提出的质量控制概念。上世纪70年代后，日本以质量控制概念为先导提出了全面质量管理的思想，更加强调对流程的思考和改善，认为只要把流程管理好了，输出的产品和服务自然是好的，于是产生了风靡一时的丰田公司即时管理。到了80年代，管理大师波特提出了“价值链”概念，圣吉提出了“五项修炼”学说，把关注的焦点由流程的某一职能扩展到跨职能的流程，以信息技术和组织调整作为整个流程变化的推动器。流程优化则是把这些流程管理思想运用到包括生产制造企业(生产流程)在内的所有企业的所有流程。

　　另外，流程优化还融合了组织管理、分工理论等思想。流程优化还是运用信息技术和人力资源管理手段大幅度改善业务流程绩效的方法。

　　流程优化与前几年盛极一时的流程再造相比，流程优化是渐进式的局部风险相对较小的改进、改善，是以现有流程为基础，通过对现有流程的整合、简化、优化，同时辅以计算机技术，提高流程活动的绩效。流程再造则讲的是彻底的全面的也是风险很大的变革，是从流程所要取得的结果出发，从零开始设计新流程，风险和成功后的效益都很大。这两种方式的选择取决于企业的具体情况和外部环境。一般来说，外部经营环境相对稳定时，企业倾向于采取系统化改造法，以短期改进为主;在外部经营环境处于剧烈波动时，企业则倾向于采取全新设计法，着眼于长远发展而进行比较大幅度的流程再造工作。

　　流程优化目的和内容

　　流程优化的目的。一是解决目前流程管理中不同管理层级、不同部门之间的流程衔接问题，避免重复交叉，相互扯皮，从而提高工作效率。二是解决管理流程与管理制度、管理流程与部门职责岗位职责的结合问题，使制度和流程得到有效的执行。三是通过各单位、部门和全员参与，“写你所做的，做你所写的”，解决流程的制定与执行“两张皮”的问题，使流程的执行更加简单、可行。四是解决经营管理流程体系与信息系统的融合问题。流程管理的最高境界是实现流程系统与信息系统的最大限度的融合。运用信息技术、信息手段来管理流程的运行，不仅可以控制流程运行的全过程，而且可以将流程运行的结果以数字信息形式自动汇集到系统中。

　　流程优化的内容主要包括三个方面。围绕价值创造以降低成本为目标优化运营流程。尽最大能力满足客户的需求，客户的生产才能进行顺畅，客户的增值也就越多，收入也就越大。但为客户增值的过程中，可能增加企业的成本。由此，在运营流程优化过程中必须尽可能简化、科学，避免烦琐、重复，使企业成本持续降低，效益持续提升;围绕支撑运营以提高效率为目标优化管理流程。支撑运营流程有两个方面：一方面是支持流程，为价值创造所必须的人力、财、物提供保障和服务;另一方面是对运营过程的风险防范流程，也就是监督流程。这两方面的支撑流程，必须进行持续优化，提供出最省时间、最短路径的配套服务;围绕过程管理以标准规范为目标优化工作流程。对岗位活动和具体工作的管理就是过程管理。过程管理必须以岗位活动和具体工作为内容，必须围绕规范化、标准化目标展开。规范、标准既是目标又是方法，通过制定规范化、标准化的工作流程，形成工作手册和操作手册，进行员工的培训和辅导，达成对工作过程的有效管理。

　　企业要做到持续优化

　　流程优化工作是一项十分烦琐复杂的工作，必须有正确的理念引导。具体包括全流程的理念、端到端的理念、管理要求与流程融合的理念、持续优化的理念。

　　全流程的理念要求不仅是对某一节点、某一方面工作流程的优化，而是要求实现所有工作流程的优化。在流程优化工作中，必须立足于全流程优化的理念，系统理顺跨层级、跨部门、跨岗位的工作流程。 端到端的理念强调通过接口事件，将详细流程按照实际业务顺序和关系进行无缝衔接，实现跨部门、跨业务、跨层级贯通，并通过发现和改进流程断点、管理真空、责任边界不清的问题。管理要求与流程融合的理念就是将企业的各种管理要求高度有机地融合到流程中去。流程是管理要求与目标实现之间的桥梁和管道(通道)，强调“如何去把一件事情做得更好”。只有将制度、内控融合到流程的每个步骤中去，才能确保制度、内控真正的落实。持续优化的理念。流程优化工作不是一蹴而就的，更不是一成不变的。一方面要随着外部环境和形势的变化、经营管理技术的进步、经营管理体制的调整和管理模式的变化进行调整和完善。另一方面随着企业对管理规律认识的不断加深，流程会发生变化，企业必须对经营管理流程进行定期回顾和梳理，做到持续优化。

　　要做好经营管理流程优化工作，企业必须从现有各类流程开始梳理，进行深入分析、整合优化，并运用信息技术进行固化。因此，流程优化的工作步骤分为梳理、整合、优化、固化。

　　流程梳理就是对企业深入调研的基础上，将现有流程进行归集、分析，同时查找断点、空白点和流程之间的不相衔接点，从而进行补充制订流程;流程整合是在流程梳理的基础上，围绕企业发展战略、发展目标和价值创造的要求，对流程进一步分析，清楚哪些是符合的，哪些是不符合的，哪些可以合并，哪些可以简化;流程优化是在流程梳理、整合的基础上，进一步简化、优化、条理化的过程，从而运用流程设计的工具进行的流程再塑，形成完整、完善、有效的企业经营管理流程。流程固化有两种方式：其一是将优化基础上的流程编写成流程手册，提供给员工学习、培训和执行。其二是将流程体系与信息技术结合，形成流程信息管理系统，将信息手段运用于流程运行的全过程，保障流程的执行、落实。

　　作者为中国石化江苏石油分公司副总经理

　　责任编辑：周志霞